CORRESPONDENCIA COMBINADA

 

La combinacion de correspondencia facilita el manejo de grandes volumenes de documentacion a distintos destinatarios direcciones empresas etc. Para que cada vez que se va a imprimir no se tenga que digitar y cambiar una y otra vez cada nombre o direccion si no que el programa lo haga automaticamente y sea mas facil y rapido cada tarea.

Para la combinacion de correspondencia primero tenemos que crear una especie de base de datos con cada campo que va a variar en el documento y seguimos los siguientes pasos:

1. ficha correspondencia en la opcion carta
2. ficha correspondencia en la opcion seleccionar destinatarios y opcion escribir nueva lista.
3. en el cuadro nueva lista de direcciones en la opcion perzonalizar columnas seleccionamos los campos que necesitamos para el documento y la guardamos.

Para ubicar los campos en el documento seleccionamos la ficha correspondencia en la opcion selecionar destinatarios / usar lista existente y alli buscamos la lista que habiamos creado anteriormente.
 
Luego de seleccionar la lista se nos activan varias opciones en la ficha correspondencia nos ubicamos en la parte del documento donde vamos a agegar el campo, vamos a la opcion insertar campos combinados y nos va a mostrar un cuadro con los campos que habiamos creado en el cuadro nueva lista de direcciones:

alli seleccionamos el campo que vamos a insertar.

al finalizar de ubicar los campos el programa cambia la informacion de los campos y pone lo que creamos en la base de datos utilizando las siguientes herramientas ubicadas en la ficha correspondencia:

 

y con la opcion vista de resultados y las flechas de siguiente y atras el documento cambia automaticamente la informacion, algo muy util cuando se maneja un gran volumen de destinatarios.

HERRAMIENTAS DE WORD

Estas herramientas que veremos a continuacion son las primeras que herramientas de word que conocimos en clase y trabajos para saber para que nos servian y como utilizarlas para que se deben utilizar estas herramientas de word todo esto para ampliar el conocimiento sobre word y sus utiles herramientas

Tablas de word se puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con formato previo rellenas con datos de ejemplo o seleccionando el número de filas y columnas deseadas. se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar una tabla dentro de otra para crear una tabla mas compleja.

para insertar una tabla en word de un modo sencillo es por medio de la ficha insertar en la opción  tablas  nos muestra el siguiente menu:

en el cual podemos insertar la tabla directamente con el numero de columnas y filas o dibujarla manualmente.

para asignar un titulo se hace por medio de la ficha referencias en la opción insertar titulo nos muestra un cuadro así:

en la opcion rotulo hay un menu desplegable en donde se selecciona el tipo de titulo en caso deque no exista podemos crearlo en el boton de nuevo rotulo y se crea el nuevo titulo.

Un organigrama representa graficamente la estructura administrativa de una organizacion como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía. Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Word 2007 puede crear un organigrama e incluirlo en la hoja de calculo presentación o documento.

en la ficha insertar en la opcion smartart aparece un cuadro asi:

en el cual podemos seleccionar el tipo de grafico que vamos a usar para hacer un organigrama digamos que por ejemplo seleccionamos un tipo de grafico así:

en cada cuadro se digita información de el rango mas alto al mas bajo en orden descendiente. 

 

Se puede seleccionar un texto ya redactado y activarlo en forma de columnas o se puede activar la función comunas antes de transcribir el texto que las contendra.

cuando se diseña un formato de columna este afecta únicamente a la sección del documento en la que se encuentra el cursor si el documento no se encuentra dividido en secciones el formato de columna afectará a todo el documento.

 Una columna puede ser activada:

•   Antes de escribir, a partir de la posición del cursor.

•    Después de escribir, si se selecciona el texto.

Para activar las columnas podemos utilizar dos métodos distintos:

  

Seleccionando el menú Formato/Columnas.